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MATERIAL MANAGEMENT IN HINDI

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Material Management (सामग्री प्रबंधन)

सामग्री प्रबंधन को अस्पताल या स्वास्थ्य केंद्र में उपयोग की जाने वाली सभी सामग्रियों की उचित आपूर्ति के प्रबंधन के रूप में परिभाषित किया गया है, जैसे कि वस्तुओं की खरीद (Purchasing), प्राप्ति (Receiving), आपूर्ति, भंडारण (Storage), उपयोग और वितरण।
अस्पताल के भीतर खरीद, प्राप्ति, आपूर्ति, भंडारण और वितरण कार्यों के लिए सामग्री प्रबंधन की सभी जिम्मेदारियों का केंद्रीकरण (Centralization) होना चाहिए। साथ ही, बाँझ (Sterile) और पुन: प्रयोज्य (Reusable) आपूर्ति वस्तुओं के प्रसंस्करण का भी केंद्रीकृत नियंत्रण होना चाहिए।
सामग्री प्रबंधन कार्यक्रम में तीन रणनीतियाँ शामिल हैं:
1. यह सुनिश्चित करने के लिए एक कॉर्पोरेट रणनीति कि सामग्री न्यूनतम कुल लागत पर खरीदी जाए।
2. यह सुनिश्चित करने के लिए एक संबंधित रणनीति कि इन्वेंट्री (माल-सूची) और उनकी लागतों की आक्रामक रूप से निगरानी और नियंत्रण किया जाए।
3. सभी आवश्यक सामग्रियों की तत्काल उपलब्धता सुनिश्चित करने के लिए एक प्रणाली।

Objectives of Material Management (सामग्री प्रबंधन के उद्देश्य)

सही समय पर, सही स्थान पर और सही लागत पर, सही मात्रा में सामग्री की सही गुणवत्ता सुनिश्चित करना।
सामग्री की अधिकता (Surplus) और बर्बादी से बचना।
वस्तुओं का उचित भंडारण सुनिश्चित करना।
जरूरत के अनुसार वस्तुओं की आसान पुनर्प्राप्ति (Retrieval) सुनिश्चित करना।
अनुचित भंडारण के कारण वस्तुओं के टूटने-फूटने से बचाना।
उपयोग के स्थान तक वस्तुओं का वितरण सुनिश्चित करना।
बिना बर्बादी के सामग्री का इष्टतम (Optimum) उपयोग सुनिश्चित करना।
सामग्री का उचित रिकॉर्ड बनाए रखना।
न्यूनतम संभव लागत पर सामग्री की सही गुणवत्ता प्राप्त करना।

Functions of Material Management (सामग्री प्रबंधन के कार्य)

सामग्री प्रबंधन के लिए बहुत सी गतिविधियाँ की जाती हैं जैसे:

सामग्री की योजना बनाना और मांग पैदा करना।
खरीद या आउटसोर्सिंग।
इन्वेंट्री नियंत्रण (Inventory control)।
स्टोरकीपिंग या भंडारण।
मानकीकरण और मूल्यांकन (Standardization and evaluation)।
परिवहन और रख-रखाव (Transportation and handling)।
निरीक्षण और गुणवत्ता नियंत्रण।
मूल्य विश्लेषण (Value analysis)।
अधिशेष/अप्रचलित (Surplus/obsolete) वस्तुओं का निपटान।
वितरण।

Procedure of Material Management (सामग्री प्रबंधन की प्रक्रिया)

मांग का अनुमान (Estimation of Demand)
खरीद या खरीद प्रक्रिया (Procurement or purchasing)
प्राप्ति और निरीक्षण (Receipt and inspection)
भंडारण और इन्वेंट्री नियंत्रण (Storage and Inventory control)
रखरखाव और मरम्मत (Maintenance and repair)
निपटान या निंदा/कंडमनेशन (Disposal or condemnation)

Estimation of Demand (मांग का अनुमान)

स्वास्थ्य प्रतिष्ठान की आवश्यकता के अनुसार मांग का अनुमान लगाया जाता है। यह मांग एक प्रारूप (Format) पर उत्पन्न की जाती है जिसे 'इंडेंट' (Indent) कहा जाता है। इसमें वस्तुओं के नाम, आवश्यक मात्रा, हाथ में मौजूद मात्रा और वितरण की आवृत्ति शामिल होती है।
यह इंडेंट सुविधा के सभी विभागों से प्राप्त किया जाना चाहिए और उसका मूल्य विश्लेषण किया जाता है। सावधानीपूर्वक विश्लेषण के बाद, क्रय अधिकारी संस्थान के लिए आवश्यक वस्तुओं की अंतिम मांग सूची तैयार करता है।

Procurement or Purchasing (खरीद या खरीद प्रक्रिया)

आवश्यकता निर्धारित करने के बाद अगला कदम खरीद है, जिसका अर्थ है आवश्यक वस्तुएं प्राप्त करना। खरीद निविदा (Tendering) या बोली प्रणाली (Bidding system) द्वारा की जा सकती है। भारत में सरकारी संगठनों के लिए, DGS&D ने खरीदारी के लिए एक ऑनलाइन प्लेटफॉर्म "GeM" लॉन्च किया है।
"Government e-Marketplace" (GeM) विक्रेता और खरीदार दोनों के लिए उपयोगी है और उनके अधिकारों की रक्षा करता है। निजी संस्थान खुली बाजार से निविदा या बोली प्रणाली द्वारा वस्तुएं खरीद सकते हैं। अधीनस्थ संस्थान अपनी उच्च संस्थाओं से आपूर्ति प्राप्त करते हैं।

Receipt and Inspection (प्राप्ति और निरीक्षण)

ऑर्डर की गई वस्तुएं स्टोर में प्राप्त की जाती हैं। अधिकृत टीम द्वारा वस्तुओं के निरीक्षण की एक प्रणाली होनी चाहिए ताकि गुणवत्ता सुनिश्चित हो सके। निरीक्षण रैंडम सैंपलिंग और रासायनिक/भौतिक विधियों द्वारा किया जा सकता है।

Storage and Inventory Control (भंडारण और इन्वेंट्री नियंत्रण)

स्टोर विक्रेताओं और मांगकर्ताओं (Indentors) के लिए आसानी से सुलभ होना चाहिए। स्टोर सभी दवाओं, उपकरणों और साधनों आदि को रखने के लिए पर्याप्त आकार का होना चाहिए। अलमारियों के साथ स्टील के रैक होने चाहिए। गर्मी के प्रति संवेदनशील दवाओं को रखने के लिए रेफ्रिजरेटर की सुविधा भी दी जानी चाहिए।
इन्वेंट्री कंट्रोल सिस्टम भी लागू होना चाहिए। इन्वेंट्री कंट्रोल को पर्याप्त संख्या में सामग्री के भंडारण के रूप में परिभाषित किया गया है ताकि वे जब भी आवश्यक हों, उपलब्ध रहें। रिकॉर्ड और रिपोर्ट के सिद्धांतों के अनुसार इन्वेंट्री रजिस्टर बनाए रखे जाने चाहिए।

Maintenance and Repair (रखरखाव और मरम्मत)

निरंतर उपयोग और पूंजी निवेश को सुरक्षित रखने के लिए उपकरणों का उचित रखरखाव आवश्यक है। सभी उपकरणों को चालू स्थिति में रखा जाना चाहिए और समय-समय पर निरीक्षण और सर्विसिंग की जानी चाहिए। सभी बिल और वारंटी कार्ड उपयोग के लिए तैयार रखे जाने चाहिए।

Disposal or Condemnation (निपटान या निंदा/कंडमनेशन)

जब उपकरण अप्रचलित या अनुपयोगी हो जाते हैं, तो उन्हें कंडम (Condemned) कर देना चाहिए। अनुपयोगी वस्तुओं को कंडम करने के लिए एक 'कंडमनेशन बोर्ड' का गठन किया जाता है। बोर्ड के सदस्य अनुपयोगी वस्तुओं को प्रमाणित करते हैं। कंडम की गई वस्तुओं का निपटान संस्थान की नीति के अनुसार किया जाना चाहिए।

MATERIAL MANAGEMENT IN ENGLISH

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Material management

• Material management is defined as managing proper supply of all material to be used in the hospital or health center such as purchasing, receiving, supply, storage, utilization and distribution of items within the hospital or health center

• there should be centralization of all material management responsibility for the purchasing, receiving, supply, storage, and distribution functions within the hospital or health center. There also should be centralized control of the reprocessing of sterile, reusable supply items.

• Materials management program includes three strategies-

(1) a corporate strategy for ensuring

that materials are purchased at the lowest total cost, ....

(2) a related strategy to ensure that inventories and their associated carrying costs are aggressively monitored and controlled, and

(3) a system for ensuring the ready availability of all required materials.

Objectives of Material management

• To ensure right quality of material in right quantity at right time at right place and for right cost

• To avoid surplus and wastage of materials.

• To ensure appropriate storage of items.

• To ensure easy retrieval of items as per need.

• To avoid breakage of items due to improper storage.

• To ensure distribution of items to the point of usage.

• To ensure optimum use of material without wastage.

• To maintain proper record of material

• To obtain correct quality of material at lowest possible cost.

Functions of Material management

• a lot of activities are done for material management such as-

• Material planning and creating demand

• Purchasing or outsourcing

• Inventory control

• storekeeping or storage

• Standardization and evaluation

• Transportation and handling

• Inspection and quality control

• Value analysis

• Disposal of surplus/obsolete items

• Distribution

Procedure of Material management

• Estimation of Demand

• Procurement or purchasing

• Receipt and inspection

• Storage and Inventory control

• Maintenance and repair

• Disposal or condemnation

Estimation of Demand-

• Demand is estimated as per requirement of the health establishment. This demand is generated on a format known as Indent. It includes Names of articles, quantity required, quantity in hand and frequency of delivery.

• This Indent should be received from all departments of the facility and value analysis is done. After careful value analysis the purchasing or procurement authority makes final demand list of articles/supplies needed for the institute.

Procurement or purchasing-

• After determining the requirement next step is procurement which means getting the required items. Procurement can be done by tendering or bidding system . For Government organizations in India DGS&D has launched an online platform “GeM” to purchase.

• “Gvernment e-Marketplace” is useful for both seller or buyers and protect their rights. Private institutes can purchase items from open market by tender or bidding system. And subordinated institutes receive their supply from their higher institutions.

Receipt and inspection-

• The items ordered are received in the store. There should be a system of inspection of items by authorized team so that quality is ensured. Inspection may be carried out by random sampling and chemical/ physical methods.

Storage and Inventory control-

• Store should be easily accessible to venders and indentors. The store should be of adequate size to accommodate all drugs instruments appliances etc. There should be steel racks for with shelves. Refrigerator facility should also be provided to store heat sensitive drugs.

• Inventory control system should also be in place. Inventory control is defined as stocking adequate number of material so that they are available whenever required. Inventory registers should be maintained as per principles of record and reports.

Maintenance and repair-

• Proper maintenance of equipments is essential to have sustained use and preserve capital investment. All equipments must be maintained in working order and periodical inspection and servicing should be done. All bills and warranty cards should be kept ready for use.

Disposal or condemnation-

• When equipments becomes obsolete or unusable they should be condemned. A condemnation board is constituted to condemn the non usable items. The board members certify the unserviceable items. The condemned items should be disposed off as per policy of the institution.